Učinkovit i sveobuhvatan sustav vođenja evidencije ključan je za vođenje svakog poslovanja. Godinama su papirnati zapisi bili najbolji način pohranjivanja i organiziranja najvažnijih informacija i podataka tvrtke. Nedavna tehnološka dostignuća, osobito uz blokade izazvane nedavnom pandemijom Covid-19, gurnula su tvrtke u područje digitalnog vođenja evidencije.
Prošli su dani brdovitih arhiva i pokušaja da se rukom pisane bilješke daju smisao – tvrtke sve više prepoznaju vrijednost prelaska na digitalnu dokumentaciju. Štede vrijeme, novac, prostor i okoliš te bolje osiguravaju najdragocjenije podatke. Ovaj će članak pobliže razmotriti ovih pet ključnih prednosti.
Štedi vrijeme
Jedna od najvećih prednosti digitalnih zapisa je količina vremena koju štede u usporedbi s analognom alternativom. Vaše će datoteke biti pohranjene u bazama podataka koje omogućuju označavanje i označavanje dokumenata na način koji ih indeksira prema njihovom sadržaju.
Zaposlenik bi stoga puno lakše locirao dokumente koji se odnose na određeno područje interesa, jer ih može filtrirati prema mnogo različitih kriterija. Papirnati dokumenti obično se razvrstavaju prema samo jednom kriteriju, obično abecednom redu.
Nova razina pristupačnosti nadilazi to – umjesto da moraju fizički pretraživati ormare za dokumente, zaposlenici mogu pristupiti ovim dokumentima s bilo kojeg mjesta u uredu – ili čak iz vlastitog doma – preko interneta.
Baš kao i vaši papirnati zapisi, veći dokumenti Funkcije baze podataka e-pošte mogu se podijeliti na manje, specifičnije dijelove – postoje besplatne usluge dijeljenja PDF-a za jednostavno i brzo razdvajanje pojedinačnih stranica velikog digitalnog dokumenta u više različitih datoteka.
Izmjena podataka
Dok bi uređivanje papirnatog zapisa često zahtijevalo ispis potpuno novog dokumenta i unos novih informacija u njega, digitalnim zapisima se može manipulirati pritiskom na nekoliko tipki. Sve pogreške mogu se brzo ispraviti bez potrebe za izradom potpuno novog obrasca.
Iako slanje papirnatih zapisa klijentima ili Εναλλακτικά, εάν ένας χρήστης κατεβάσει kolegama možda treba obaviti poštom, digitalne datoteke mogu se poslati trenutačno i s mnogo većom lakoćom.
open-filing-cabinet
Služba za korisnike
U radu s kupcima važno je razumjeti i ispuniti agb directory njihova očekivanja. Kada kupci postave pitanje, očekuju odgovor na učinkovit i pravovremen način. Umjesto da držite svoje kupce da čekaju dok vi tražite hrpe srodnih datoteka, bilo bi daleko bolje jednostavno umetnuti relevantan pojam za pretraživanje i dohvatiti ga za nekoliko sekundi.
Nakon što preuzmete traženu datoteku, umjesto da je pošaljete poštom ili faksom ili da je kupac preuzme, možete mu je brzo poslati e-poštom. Ovo su samo neke od prednosti koje digitalni zapisi omogućuju uštedu vremena. Ovaj pojednostavljeni proces preuzimanja omogućit će radnicima da se usredotoče na područja i operacije koje zaslužuju više njihove pažnje. Obavezno istražite druge načine poboljšanja kvalitete svoje korisničke usluge .
Štedi novac
Uz uštedu vremena, digitalni zapisi također će uštedjeti novac i učiniti vaš tijek rada učinkovitijim na razne načine – od smanjenja iznosa potrošenog na zalihe do produktivnijeg trošenja plaćenih sati vašeg zaposlenika.
Troškovi opskrbe
Kao što je spomenuto, zapisi se mogu digitalno uređivati uz relativno malo truda. Troškovi održavanja fizičkih zapisa brzo se zbrajaju – od mase papira za pisač do prostora za pohranu izvan lokacije, do strašno skupe tinte za pisač. Smanjenje vaše ovisnosti o ovim troškovima – koji se samo povećavaju kako se vaša tvrtka širi – dugoročno će uštedjeti ogromne količine novca.
Unatoč postojećem pomaku prema digitalnim bazama podataka, prosječni američki uredski službenik još uvijek koristi 10.000 listova papira godišnje, a to korporacije košta više od 120 milijardi dolara godišnje. I to unatoč činjenici da mnogi od tih zapisa postanu zastarjeli u roku od samo tri mjeseca!
Dok se papirnati dokumenti mogu izgubiti, oštetiti ili čak ukrasti, digitalni zapisi se pohranjuju i sigurnosno kopiraju sigurno i sigurno, sprječavajući potrebu za popravkom ili zamjenom bilo čega.
